本人做过文书工作，也当过秘书与秘书长，对文书、秘书的基本职能、工作性质和应具备的条件比较了解。简单地说，文书主要与“文件”打交道，是通过文件的收发、传递、运作为机关和领导工作提供服务。秘书主要与“长官”打交道，通过起草讲稿、提供信息、处理公务，为领导者工作直接服务。二者统称文秘人员，其差别还是蛮大的。秘书比文书红，且成长进步快。当然秘书比较辛苦，常常加班熬夜，假日很少休息。
不论是文书还是秘书，对其品德修养、业务知识、工作能力的要求是一致的。 品德修养，对文秘人员来讲，是第一位的，是至关重要的。其核心要求是“保持一致”，“同心同德”。良好的品德修养是文秘人员自我完善的必要条件，是快捷服务的行动指南，是高效工作的内在动力。讲品德首先是政治品德。文秘人员必须树立正确的世界观、人生观和价值观，对社会有正义感，对工作有责任感，对集体有荣誉感；必须讲政治、讲正气。立场坚定，旗帜鲜明，头脑清醒，是非分明，遵纪守法，廉洁奉公。其次是思想品德。文秘人员必须立党为公，执政为民；爱国守法，明礼诚信；团结友善 勤俭自强；严以律己，宽以待人；勤勤恳恳，任劳任怨；默默无闻，无私奉献；先天下之忧而忧，后天下之乐而乐。但在实际工作中，有的秘书却反其道而行之，他们利用自己“官小权大”、“人微言重”的特殊身份，人为设置关卡，趁机捞取好处；借助手中权力，谋取个人私利；打着领导旗号，干着蒙蔽之事。他们的所作所为，不仅为自己坏名声，而且为领导“打花脸”，更重要的是有损党和政府的光辉形象。必当纠而正之。再次是职业道德。各行各业都有自己特定的职业道德，如教师的职业道德是“教书育人”，医生的职业道德是“救死扶伤”，商人的职业道德是“买卖公平”。文秘人员的职业道德是“忠诚保密”，就是对人忠诚，对事保密。不该作的事不作，守信如山；不该说的话不说，守口如瓶。 业务知识，对文秘人员来讲，是必不可少的。文秘人员在机关工作中处于十分重要的位置，是贯通上下的咽喉，是联系左右的纽带，是传递信息的中枢，是领导工作的助手。他们在领导身边工作，一言一行，一举一动，有着举足轻重的影响。当今是知识经济的时代，文秘工作是一个综合性和专业性比较强的岗位，这就要求文秘人员必须具备一定的专业知识、行业知识和综合知识。专业知识包括：公文和应用文写作知识，文件制作和文书处理知识，办公室管理知识，档案保管知识，信访工作知识，信息科学知识等等；行业知识主要是指体现行业特点的知识，比如，在党委机关工作，必须懂得党建工作知识，党务管理知识；在政府系统工作，必须懂得行政管理知识，依法行政知识；在工商企业工作，必须懂得企业管理知识，市场营销知识；在司法系统工作，必须懂得法律基本知识和司法程序。不论你在哪个行业工作，你都要掌握本行业的业务特点和基本知识，这是做好本职工作的起码要求。综合知识，是指除了专业知识和行业知识之外的其他知识，如政治学、经济学、社会学、心理学、管理学、领导学等相关知识。学习政治学、经济学知识，可以为文秘人员了解全球、开阔视野提供信息；学习社会学、心理学知识，可以为文秘人员增强交往、扩大人脉提供帮助；学习领导学、管理学知识，可以为文秘人员协调关系、把握全局提供指导。 工作能力，对文秘人员来说，是胜任本职工作的基本条件，是做好工作的关键。作为现代文秘人员，必经具备文字综合能力，协调沟通能力，处事应变能力。文字综合能力是文秘人员必备的基本功。要写好公文和领导讲话稿，必须了解领导意图，熟悉工作情况，掌握大量信息，懂得写作技巧。然而有些秘书本身不才，却“秘而不书”，他们起草讲稿，让部门代劳；下去调研，让记者写稿；就连批转文件也让相关部门草拟、打印、下发。在群众的眼里他们成了“操守掌柜”，有的甚至成了领导个人的“御用工具”。身为现代秘书，必须勤动脑，多思考；勤动手，多练习；勤动嘴，多沟通；勤动眼，多观察；勤动腿，多调研。不断提高自己的文字综合能力，以适应国际化、信息化、市场化对秘书工作的更高要求。协调沟通能力，指的是人们通过对人际关系的调整，对某项工作的协调，达到配合默契、步调一致，以便顺利完成既定目标的能力。这是文秘工作的重要职能。作为文秘人员，要善于发现机关之间、部门之间、上下之间的矛盾，善于发现文件、政策规定与实际工作上的抵触，善于发现领导之间、同志之间的不和，协助领导尽可能地多做一些有利于团结、有利于工作的协调与沟通，以促进人际关系的和谐和工作任务的落实。处事应变能力，指的是人们根据客观情况和发展环境的变化，及时反馈、随机应变的能力。计划赶不上变化，工作中常常会出现一些意想不到的问题，使原来的计划难以实施，这就要求文秘人员要协助领导，沉着应对，果断处理，把握主动，控制全局，使突如其来的变化得到妥善处置，使工作中的困难问题得到及时解决。 秘书长是文秘人员的总代表，是机关工作的大管家，是领导身边的参谋长。秘书长的工作职责是：承上启下，联系左右，协调各方。概而论之，处于“鞍前马后”的位置，但必须做到，鞍前不越位，马后不掉队。如果越了位，就成了马前卒，有可能伤及主帅；如果掉了队，就成了马后炮，难以发挥应有的作用。作为秘书长，要给自己定准位置，既不能“越位”，也不能“错位”，更不能“空位”。
蔡旭（宝鸡市政协原秘书长）
2011年11月22日