讲究有效地表达——以口头汇报为例

萍晓

年终，是不论地方、单位，还是个人总结全年得失比较集中的时候。退休后参加过一些民间的年会。熟知的朋友说：你做过多年调研工作，可否谈点体会。脱离工作岗位多年，时过境迁，说属于公文写作范畴的总结似不合时宜。

但是，总结有没有效果，什么好，什么不妥，受众心里其实都是有数的。许多事情应该是有规律可循的。首先，讲真话，叙真情，应该是总结的题中之义。好的表达，是提高，而不是走过场，会给人们留下深刻的印记或启示。

一、明确目的和听众。先得弄清楚你汇报的目的是什么，是要汇报进度、解决问题，还是提建议？还得考虑听众是谁，领导、老板、同事还是客户？不同人群关注的点不一样，汇报的内容和方式也得跟着变。

二、数据和事实支持。空口白话没人信，要用数据和事实说话。拿出实际案例和具体数据支撑你的观点，让人一听就知道你不是信口开河。

三、突出重点。汇报的时候，不能什么都往外倒。重点、难点、亮点这些东西，得着重讲清楚，次要的内容可以一句或一笔带过。让人家听完后，能记住几个关键点，而不是被一大堆无关紧要的信息淹没。

四、简洁明了。汇报不是表演话剧，长篇大论、绕来绕去会令听众不快。每句话都要简洁有力，直接说到点子上。时间就是金钱，没人愿意并且有耐心听你啰嗦。

五、结构清晰。忌东一句西一句的闲扯，汇报内容要有个清晰的结构。一般来说，开头简明扼要地说清楚主题，然后分段讲解各个部分，最后总结和提建议。

六、掌握汇报喜忧的分寸。原则上说，不论是向受众还是向领导汇报工作，必须实事求是，是喜说喜，是忧说忧，不夸大成绩，不缩小缺点。但原则不等于技巧，原则不能代替方法。自己经历的事情，要能切中要害。报喜或者报忧，原则上也应注意只谈自己，不谈别人。

七、切忌揽功推过。汇报工作最大的忌讳是揽功推过。揽功，就是有意夸大自己的作用和贡献；推过，就是把工作中的过错和应承担的责任推向别人，采取这种态度、作法的人往往处心积虑、心态不良，明白人一听一看就会知晓三分。

八、提前准备。不能指望临场发挥。汇报之前得准备好大纲，提前练习，确保自己知道要讲什么、怎么讲，正式表达时才可能有好效果。

具体的要点是：1. 合适的汇报时机。了解领导的时间：在给领导汇报前，考虑领导当前的时间安排和心情。预约汇报时间：对于特别重要的内容，提前与领导预约汇报的时间和地点。定时汇报：尽可能使汇报程序化，比如每周一上午汇报本周工作计划。

2. 明确汇报内容。包括观点、事实和建议：汇报应围绕核心思想展开，提供相关事实作为论据，并提出基于事实的建议。

3. 掌握汇报时长。精简内容：尽量在2分钟内完成汇报，遵循“30秒电梯法则”，确保在极短的时间内清晰传达信息。

4. 熟悉领导类型。了解领导的个性和风格及受众特点：不同的领导有不同的个性和关注点。例如，控制欲强的领导需要详细的汇报，而注重整体的领导则更适合简明扼要的汇报。

5.遵循写作要求。确保开头自然、主题鲜明、条理清晰，并符合受众或领导的口味和需求。

6.汇报时的素养。学习和准备：掌握汇报材料的基本知识和技巧，通过学习范文和积累资料来提高写作能力。反复修改：优秀的汇报作品都是在不断修改中完善的。不要害怕修改，每次修改都可能使汇报更加精彩。

如此，您可以更有效地与各种不同人群进行沟通，以及在机关做好口头汇报，确保信息准确传达，展示自己的能力和专业性。那些言不由衷、虚头巴脑的闲言之话，无疑于浪费时间乃至生命。

以上乃个人的一孔之见，期待有兴趣提高表达能力的同志事半功倍。至于某些投其所好，故意扭曲的总结汇报材料，不在此讨论之列。最后，惟愿大大小小的汇报材料，不论口头的，还是书面的，多一点真情实感，少一点文字游戏，更少一点复制粘贴，如此，则听者读者幸也。