<p class="ql-block"> 2023年11月，海伦市档案馆制作了这个美篇，在12天里每天问一个问题并作答，发至基层各群，点击量过万，较好普及了机关档案分类方案、归档范围和保管期限“三合一”制度。同志们可将这12个问题收藏备忘，随时备用。亦可在更大范围转载，使其更好发挥作用。</p> <p class="ql-block"> 2023年12月11日问：实物类档案的归档范围和保管期限是怎样的？ 答：1.本单位获得的奖状、奖杯、锦旗、奖章、荣誉证书等（保管期限：永久）。2.本单位已经停止使用的印章、法人印章及办事机构印章（保管期限：永久）。3.上级领导、知名人士视察指导时留下的题词、签名、字画（保管期限：永久）。4.本单位大型活动的活动标志、纪念品、宣传品等（保管期限：永久）。</p> <p class="ql-block"> 2023年12月10日问：声像类档案的归档范围和保管期限是怎样的？ 答：1.本单位对外工作交流中形成的声像材料（保管期限：永久）。2.本单位在党建、政务活动及各类创建活动中形成的声像材料（保管期限：永久）。3.上级领导检查、视察本单位工作的声像材料（保管期限：永久）。4.本单位各类工作会议的声像材料（保管期限：永久）。5.本单位先进人物和典型活动的声像材料（保管期限：永久）。</p> <p class="ql-block"> 2023年12月9日问：会计文件材料的归档范围和保管期限是怎样的？ 答：1.凭证。其中：本单位财会的各种原始凭证和记账凭证（保管期限：30年）。本单位现金出纳账（保管期限：30年）。本单位财会往来账，含总账、明细账（保管期限：30年）。2.财务报表。本单位的财务决算年报表（保管期限：永久）。3.其它。本单位职工正常晋升、职务变动后的工资变动表（保管期限：永久）。本单位职工的工资表（保管期限：永久）。本单位会计档案保管清册（保管期限：永久）。本单位会计档案销毁清册（保管期限：永久）。本单位会计档案移交清册（保管期限：30年）。</p> <p class="ql-block"> 2023年12月8日问：科技文件材料的归档范围和保管期限是怎样的？ 答：1.基建类（保管期限：永久）。包括：土地使用证、房屋使用证；工程项目立项计划、可行性研究报告、审批文件、设计基础材料；工程项目总结规划、设计方案、财务预算、施工批准文件、施工执照、合同书、协议书、工程竣工验收报告材料等；工程项目建筑施工图、结构施工图、水电施工图、设计维修图、辅助图等。2.设备类（保管期限：永久）。包括：工艺设计、说明、规程、试验、技术报告；设备台账、备品备件目录、设备图纸、设备制造检验检测材料、出厂试验报告、产品质量合格证明、安装及使用说明、维护保养手册；设备质保书、验收材料、移交文件；特种设备生产安装维修许可、监督检验证明、安全监察文件；设备运行使用、检修维护文件。</p> <p class="ql-block"> 2023年12月7日问：文书文件材料的归档范围和保管期限是怎样的？ 答：1.本单位党组会议、行政办公会、民主生活会的纪要、会议记录（保管期限：永久）。2.本单位召开工作会议、专题会议的文件材料。其中：请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要（保管期限：永久）。典型材料、代表发言材料、交流材料、简报（保管期限：30年）。3.机关联合召开会议的文件材料。其中：本机关主办的：请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要（保管期限：永久）。典型材料、代表发言材料、交流材料、简报（保管期限：30年）。本机关为协办的：请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结。（保管期限：30年）。典型材料、代表发言材料、交流材料、简报（保管期限：10年）。4.上级机关、上级领导检查视察本单位工作时形成的文件材料。其中：重要的（保管期限：永久）。一般性的（保管期限：30年）。本机关工作汇报材料（保管期限：30年）。5.党建和作风建设方面的文件材料。其中：年度和年度以上的计划、总结、统计材料（保管期限：永久）。年度以下的计划、总结、统计材料（保管期限：10年）。重要总结和重要调研材料（保管期限：永久）。一般总结和一般调研材料（保管期限：10年）。6.机构设置、机构撤并、名称更改、人员编制、启用印章等文件材料（保管期限：永久）。人事工作制度、规定、办法等文件（保管期限：30年）。人事任免文件材料（保管期限：永久）。先进单位、先进工作者的文件材料（保管期限：永久）。职工录用、转正、聘任、调资、定级、离退休、死亡、抚恤等文件材料（保管期限：永久）。人事考核、职称评审工作议文件材料（保管期限：永久）。职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根（保管期限：永久）。职工名册（保管期限：永久）。批准入党的文件材料（保管期限：永久）。7.本单位事务管理文件材料。其中：与有关单位和个人签订的合同、协议等文件材料（保管期限：永久）。国有资产管理（登记、统计、核查清算、交接等）文件材料，重要的（保管期限：永久），一般的（保管期限：10年）。8.上级机关制发的文件材料。其中：上级机关制发的属于本单位主管业务的文件材料，重要的（保管期限：永久），一般的（保管期限：10年）。上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料（保管期限：10年）。上级机关制发的关于本单位机构设置、领导人任免、人员编制等文件材料（保管期限：永久）。9.本单位制发的普发性业务文件、中长期规划等文件材料（保管期限：永久）。10.本单位的请示与上级机关的批复、批示，其中重要业务问题（保管期限：永久），一般业务问题（保管期限：30年）。11.本单位编辑编写的书籍、文件材料。其中：大事记、组织沿革等（保管期限：永久）。本单位编辑的书刊、刊物等（保管期限：永久）。简报、情况反映、工作信息等（保管期限：10年）。12.工作计划、总结、统计、调研等文件材料。其中：年度和年度以上的计划、总结、统计材料（保管期限：永久）。年度以下的计划、总结、统计材料（保管期限：10年）。重要职能活动的总结、重要专题的调研材料（保管期限：永久）。一般活动的总结、一般活动的调研材料（保管期限：10年）。13.下级机关报送的文件材料。其中：重大问题的专题报告（保管期限：30年）。年度和年度以上的计划、总结、统计材料（保管期限：10年）。</p> <p class="ql-block"> 2023年12月6日问：档案的编号规范是怎样的？ 答：档号按照分类方法分段组成，上、下位代码之间用“-”（短横）连接，同一级代码之间用“·”（小圆点）隔开。（一）全宗号：采用4位数字或字母与数字的结合标识，如：A001。（二）档案门类代码：采用2位字母标识。存在二级门类的，一、二级门类均采用2位字母标识，中间用“·”隔开。（三）年度：采用4位数字标识。（四）目录号、课题号、项目号、型号：采用4位数字或字母与数字的组合标识。本机关基建档案项目号按0001、0002……顺序编列。（五）机构（问题）代码：采用3位数字或字母与数字的组合标识。本机关机构代码按办公室（BGS）、法规处（FGC）……编列；照片、录音、录像档案问题代码分别按照001、002……顺序编列；实物档案问题代码按照印章（001）、题词（002）……编列。（六）保管期限代码：采用字母或字母与数字的组合标识。保管期限永久、定期30年、定期10年分别以代码Y、D30、D10标识。（七）案卷号：采用3位数字标识，不足3位的前面用“0”补足。（八）件号：采用4位数字标识，不足4位的前面用“0”补足。</p> <p class="ql-block"> 2023年12月5日问：照片、录音、录像、业务数据、公务电子邮件、网页信息、社交媒体、实物档案主要按什么分类？档号结构是什么？ 答：照片、录音、录像、业务数据、公务电子邮件、网页信息、社交媒体、实物档案按照年度、机构（问题）、保管期限等分类项进行分类。档号结构为：全宗号-档案门类代码·年度-保管期限代码-机构（问题）代码-件号。例：A001-ZP·2022-Y-001-0001。</p> <p class="ql-block"> 2023年12月4日问：专业档案主要按什么分类？档号结构是什么？ 答：专业档案按照年度、保管期限等分类项进行分类。档号结构为：全宗号-档案门类代码·年度-保管期限代码-案卷号-件号。例：A001-ZY·SS·2022-Y-001-0001。以件为单位整理的，参照文书档案执行。</p> <p class="ql-block"> 2023年12月3日问：科技档案主要按什么分类？档号结构是什么？ 答：科技档案主要按年度（或课题、项目、型号）、保管期限等分类项进行分类。档号结构为：全宗号-档案门类代码·年度（目录号、课题号、项目号、型号）-保管期限代码-案卷号-件号。例：A001-KJ·JJ·2022-Y-001-0001。以件为单位整理的，参照文书档案执行。</p> <p class="ql-block"> 2023年12月2日问：文书档案主要按什么分类？档号结构是什么？ 答：文书档案主要按照年度、机构（问题）、保管期限分类。档号结构为：全宗号-档案门类代码·年度-保管期限代码-机构（或问题）代码-件号。例：A001-WS·2022-Y-BGS-0001。其中“Y”代表保管期限“永久”，“BGS”是机构即“办公室”的首字母。</p> <p class="ql-block"> 2023年12月1日问：机关档案划分为哪些门类，字母简标分别是什么？ 答：机关档案划分为文书（WS）、科技（KJ）、会计（KJ）、人事（RS）、专业（ZY）、照片（ZP）、录音（LY）、录像（LX）、业务数据（SJ）、公务电子邮件（YJ）、网页信息（WY）、社交媒体（MT）、实物（SW）等13个一级档案门类。其中：科技档案分为科研（KJ·KY）、基建（KJ·JJ）、设备(KJ·SB)3个二级门类；专业档案按实际情况划分二级门类。</p> <p class="ql-block"> 2023年11月30日问：机关档案“三合一”制度中的“三合一”是什么？ 答：档案的“分类方案、归档范围、保管期限”合并执行，一体落实。</p> <p class="ql-block"> 编辑：海伦市档案馆 张亚男</p>