日记星球江西游学活动之组织保障篇

清源

　　为期前后五天的日记星球江西游学活动，今天下午圆满结束，从开始长达一个多月的筹划，精心的准备，漫长的等待，到现在的转瞬即逝，一切都来得太快，眨眼就到了分别的时刻。

快乐的时光总是消逝得很快，一些情还没有续，一些话还没有说，就依依惜别，大家带着满满的幸福和收获感，奔赴自己的家乡。

回顾这一次整个游学活动，所有参与的人都感觉到我获满满的，有耳目一新的感觉，作为组织者之一，下面，我就活动的筹划与保障做一个复盘。

第一，基本情况。这次活动是日记星球平台第一次游学活动的尝试，选择南昌具有极其重要和深远的意义，一则是因为江西是红色革命根据地井冈山的所在地，红军长征的出发地；二则是南昌市人民军队诞生的地方。

活动共分为两段进行，第一段两天旅游，选择游览中国最美乡村，感受古徽州的文化，欣赏最美油菜花：第二段两天集中学习，头一天晚上召开了合伙人闭门会，接下来两天的课程讲述了短视频直播变现的主要内容。

来自北京、河北、山西、江苏、四川、广东、湖南、湖北、福建等各地的日记人从四面八方齐聚江西，大家为了共同的学习目标走到了一起。

　　第二，活动筹划阶段。这场活动的筹备来源于去年的邀请和小牛妈妈的最终决定。在选择旅游地点的时候，我们商定了好几个地方，最终确定在三月份，是因为恰逢油菜花盛开的季节，此时，江西的婺源最美。

时间地点确定之后，接着就是人员的统计和吃住行的安排。因为旅游和会议不在同一个城市，所以增加了一定的协同难度。在这个时候，既要考虑整体的协同，又要考虑旅游和学习的各自特点。

首先是时间安排。确定集合的时间特别重要，南昌到婺源大巴车的车程大概三个半小时，所以在整体安排上，必须空出相应的时间。在通知南昌集合的时间的时候，我选择了下五点钟集合，吃一个简餐就可以确保六点前出发，一个小时的机动时间相对比较充足，实际出发时间是5点40分。

其次是集合地点。集合地点选择在大巴车比较容易停放的地方，更重要的是，客人抵达集合地点比较容易，地标明显易找，值得注意的是，必须在集合地点附近有一个休息的地方，这样便于提前抵达的人员休整。

　　三是确定入住酒店和会场。两个地方的酒店前期都要进行现场考察，主要对交通和住宿条件、就餐等性价比，在这一方面，一则要考虑到主办方的要求和客人的承受能力，选择合适的消费标准，避免有的人因为消费能力的原因不能参加活动；二则要检查房间的大小和床铺的舒适度，隔音情况和通风条件，尤其要注意房间有没有异味；三则要抽查房间的设施设备是否完备，如果没有时间检查，可以和酒店约定，把相关的事项交代好。

四是发出预通知和人员的统计。当所有的事项都确定以后，就要根据会议的内容和主题制作海报，提前预发通知，链接相关的人员。因为酒店房间定制和车辆预订都需要提前，所以一定要在十天前将人员确定好。

经常会遇到一些情况，有的旅游景点因为时间越来越临近，房间和车辆中途涨价，越早时间越有挑选的自由度，价格也更优惠。因此，要提前签订协议并预付定金。

发通知的时候要注意明确报名截止时间，集合地点，车程，酒店联系人的电话以及具体地址。值得一提的是，要提前查看当地的天气，提醒所有的客人带好相应的物品。

　　五是会场布置及物件准备。学习场地大小的选择，应该根据人数而定，太大的空间，不仅仅浪费租赁费用，而且显得冷清，会场学习的效果会差；太小的空间，尽管节省费用，但是拥挤很容易产生无序感。

会议室租用一般半天为一场，洽谈的过程当中，可以争取对方优惠，赠送晚场。

一般的会议室都是长条桌形状，稍微大一点的会议室才是课堂式，预订会议室一定要根据自己的需求进行选择。比如我们这一次的学习，按要求必须分组，每个组合在一起。这就要求将会议桌能重新组合，选择可以拆分搬动的会议桌。

会议室的音响、显示屏和通风空调都要检查一遍，确保能正常使用。有必要的话，带上电脑测试一下整个演示效果，如果室外温度太冷或者太热，就必须提前开好会议室的空调，确保温度舒适。

一般情况下，会议室要准备会议材料、笔和稿纸，并留有机动。根据需要，还必须准备白板等物品。桌面一般摆放每个位置一瓶矿泉水，同时要确保茶水供应。条件好的学习，还应该视情购买水果，供茶歇时用。

　　第三，活动实施阶段。在这一阶段里，主要包括：掌握人员的抵达时间、方式，交通工具，提前做好房间安排，把握活动进行过程当中的细节，搞好餐饮保障和人员返程等。

参加活动的人员来自大江南北，乘坐的工具也不一样，所以必须提前掌握，同时告知对方集合地点的地址和微信地址，如何抵达，乘坐什么样的交通工具比较便利，集合宾馆的前台电话和联系人电话，最大程度的让所有人清楚明白，避免客人走弯路。

游学当中，如果涉及旅游环节，为了保证质量和减轻组织者的压力，建议前期多找几家旅行社进行对比，挑选性价比比较好的旅行社，对景点、线路、宾馆、餐饮等等一系列问题进行对比摸底。

这里面有一个关键点，必须找一位位有经验、负责任的导游。在这一次游学过程当中，潘导对时间节点的把控和线路以及餐饮的预订都做得十分到位。

比如：参观婺源篁岭，为了避开高峰，潘导用他的经验告诉我们，至少要提前一个半小时出发，让整个行程十分顺畅从容，几乎没有排队和拥挤的烦恼。

连就餐这个细节我们都考虑的很细，选择错开高峰就餐，快到酒店的时候提前打好电话，让他们上菜。餐饮店的选择很有技巧，一方面要考虑客人的口味，另一方面要体现当地的特色，同时还要照顾到性价比。总体来说，这一次的餐饮保障还是满意的，受到大多数人的好评。

　　房间安排方面有一定的小技巧，一般情况下尽量让相对熟悉的人住在一起，同时，需要提前跟主办方沟通商量，部分征求部分的意见。之后，可以先将房间安排的意见预先通知大家，这样不至于让客人措手不及，个别需要调整的也有时间进行微调。

安全问题是游学当中的重中之重，无论是车辆还是个人安全，都十分重要，直接关系到游学的整体效果。

在整个活动当中，作为组织者，必须时时刻刻保持警惕，开车的时候要注意提醒司机注意安全，保证司机休息时间；在旅游或者是行进过程当中，必须交代导游一切以安全为上，适时进行安全提醒。

在这一次活动中，在队形安排上，我让导游做前队，点灯大叔、剑客等几位伙伴协助组织，江西的伙伴作为东道主积极补台，协助做好服务，我和红花老师收队。

所有人员必须结伴同行，三五成群，不允许放单，需要脱离团队的，一定要跟指定的一个人报告，由一个人掌握所有的全面情况，通过这一系列的措施，确保了队伍不散，人员不掉队。

需要特别注意的是，要特别安排人员照顾，容易出情况的人员，比如老人或者小孩，必要的时候增配责任心比较强的伙伴，加强看护的力量。

　　游学两个阶段涉及到转场，要提前计划好时间，留有余量。下一个场地必须提前有专人布置，由于参加学习和旅游的人员不一样，所以要做好地点的人员接待工作，避免出现人员散落没有人管的现象。

游学当中有一个重要的环节，就是闭门会，参加的人员变数比较大，在会议室大小的选择和就餐席位方面，都要考虑人员可能增加的应对方案。

在这一方面，会议室没有出现问题，但是就餐上是有一些欠缺的，瞬间暴增的人员，让自己有一点措手不及，原本28个餐位，意外来了40多个人就餐，整个场面闹哄哄的，好在伙伴们宽容大量，相互补台，才勉强让我应付过去。

会务保障相对比较简单，需要注意的问题就是灯光和音响，及时补充茶水。在会晤保障期间，要尽量满足与会人员其他方面的需求，以及会务主办方采买物品的保障。

　　第四，活动结束阶段。这阶段里要充分了解所有人返程的信息，做好送行工作，有条件的情况下，可以送到机场或者火车站，在保障能力有限的情况下，必须告知对方如何搭乘交通工具，提供便捷的信息，做到让所有人员心中有数。

值得注意的是，需要提醒所有人员携带好行李物品，不要将东西遗忘在宾馆，作为组织者，应该交代宾馆检查入住客人的房间。若遇到有人遗忘物品，可单独邮寄。

举办一次活动，作为东道主，可适当考虑给所有的人员一份小的纪念品，当然，这不做硬性要求。纪念品的选择，尽量是本地特色，东西不在贵，礼轻情意重，能表达心意就好。

客人离开之后，应了解客人抵达目的地的情况，一般客人抵达之后都会在群里或者是单独发信息通报情况，对个别没有掌握信息的，可以单独电话问询。

活动结束后，复盘这个环节特别重要。主办方要组织相关人员对整场活动进行复盘，总结优点分析缺陷，一方面可以提升工作人员的组织能力，另一方面，为下一次举办活动奠定基础。

　　活动的几点感悟：回顾整场活动的组织保障，总体感觉安全顺利，但是有一些细节方面需要改进。

一是要时刻把安全放在首位。任何活动的组织安全是第一位的，这里面主要包括行车安全，游览安全，餐饮安全等方面。关于这个话题，上面文中已经提过，这里就不再赘述。

要补充的是，游览当中景点拍照的场合比较多，要注意站立点的位置，不要处于危险地带。一些有危险性的景点游玩项目，要尤其注意人身安全。

餐饮安全是主办方往往容易忽视的，应该提醒导游或者是宾馆注意食品安全问题。同时提醒客人，景点的烧烤及一些不卫生的零食，尽量不要食用。

二是时间安排要留有余地。组织活动，任何一次集结都要留有一定的机动时间。这一次从婺源回南昌转场的时候，出现时间过长的问题，以至于本来计划安排下午四点半召开的闭门会，推到晚餐后。

其他出行和集结的时间都基本上能按照原计划进行，比如南昌的出发时间定在六点，我在发通知的时候提前到了五点，留了一个小时的机动时间。在这一个小时里，可以安排人员就餐。

　　三是要提高应变和沟通能力。在活动组织的过程当中，个人认为最考验人的不是计划内的事情，而是应急发生的情况。一场活动组织的好不好？很多时候取决于对突发情况的处理。

从婺源返回南昌的途中，由于时间由原计划的三个半小时之内，延长到四个半小时，最后到五个半小时。在跟红花和小苏老师充分沟通之后，征得小牛妈妈的同意，我们的闭门会相应进行了两次调整，由先到南昌的合伙人组织相关人员在会议室进行互动交流，总体效果还算不错。

晚餐有20多个人变成40多个人，而且是临时点菜，在短暂的时间里，我安排了一个自我介绍的环节，在大家自我介绍过的过程当中，给了组织者协调事务的喘息机会，一切变得不至于那么尴尬和相对从容。

四是要善于借用外力。俗话说，众人拾柴火焰高，在组织保障过程当中，难免会出现保障力量不够的情况，这个时候就要善于借用外力。一方面，积极发挥当地合伙人和星宝宝的作用，大家群策群力，把事情办好。

这一次，南昌的会场和资料等物品的采买，就得益于江艳和胡老师等伙伴帮忙。在旅行社和导游的选择上，得益于朋友的推荐。在婺源严田古村，两个合伙人提前离开需要订车，在一筹莫展的时候，得益于导游协调景区工作人员帮忙。在纪念品采买的环节，得益于南昌伙伴的积极助力。

　　到今天下午为止，最后一批客人离开南昌，接待保障活动画上了一个句号。一次活动的结束，是下一场活动的开始。

日记星球的下一场游学活动安排在被称为山水甲天下的广西桂林，在下一场送主办方莫莫老师去机场的时候，她和我就组织游学活动需要把握的环节和注意的问题进行了沟通和交流。

写下此文的目的是希望给莫莫老师提供一个参考，起到抛砖引玉的作用，我相信：下一场、下下一场活动，一定会比这次活动举办得更好，祝愿日记星球的明天会更好。