怎样做好一场完美宴会接待

李通海

宴会

做好

客人

提前

上菜

要求

通知单

工作

服务

分配

　　怎样做好一场完美的宴会，让我带您解读一场完美的故事，品读从这里开始……

一，餐厅宴会预订工作流程　

1，在接受宾客询问前，预订员应掌握本饭店宴会厅的状况，并了解各种菜单、价格及服务水平等情况，做到心中有数，如：宴会厅的面积、高度、采光、通风、装饰、最大客容量;各类宴请标准所提供的菜肴品种、烹调方法等。 　　

2，与客户洽谈所有的宴请细节，尽量满足宾客的各种要求，填写宴会预订单。 　

　 3，在宴会活动日记簿上按日期标明活动地点、时间、桌数，客人宴会菜单标准，酒水类型，指示牌台卡，婚庆协助，付款方式等事项，注上是否需确认的标记。 　

　 4，一宴会活动得到确认，经过认可的菜单、饮料、场地布置示意图等细节资料，应以确认信的方式迅速送交顾客，“宴会合同书”给予签订。　

宴会合同书样本如下

点一点

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宴会合同书

5，如果是提前较长时间预订的，应主动用信函或电话方式保持联络，进一步确定日期及有关的细节。对暂定的预订应进行密切的跟踪查询。 　

6，收取订金。为了保证宴会预订的成功率，可以要求顾客预付一定数量的订金。饭店的常客并享有良好信誉者，可以不必付订金。

8，建立宴会预订档案。将预订单分为“待确定”和“已确定”两类入档，按时间顺序排列。预订员要主动与宾客联络和提前填写“宴会通知单”送往有关各部门

宴会通知单样本如下

9在宴请活动前两天，必须设法与顾客联系，进一步确定已谈妥的所有事项。任何与宴请有关的变动都应立即填写“宴请变更宴会通知单”发送有关部门，变更通知单上需写明原来预订单。

戳一戳

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酒店婚庆进场协议

婚庆合作协议书

二，宴会营销主要工作流程:

1.宴会营销是沟通的桥梁，组织，协调，事前做好妥善规划，顺利完成宴会活动达到客人满意，

2，接受预定通知后，及时与客沟通洽淡。获取客人举办宴会的意愿，提供宴会及其它资料供宾客参考，如:宴会宣传单，婚庆文化，宴请请柬，酒店文化宣传单等。并接受客人的咨询，针对客人提出的疑问积极热情回答。

3，带客参观宴会场地，详细解说现场布置要求，人体会到现场的完善，增加承办宴会的成功机率，

4，掌握客人的信息及特殊要求，做好登记，以便再次与客人取的联系，

5，让客人了解及举办宴会标准，进行协议签订，预收订金流程。

6，及时将宴会信息通知餐厅以避免预冲突，

7，拟定宴会祥细通知单总经理签字，发放各部门负责人签字落实，

8，宴开始前两天，以电话形式向举办方取的联系，就宴会事宜(如宴会日期，桌数，指示牌台卡等)，进行再一次确认，如无更改事项，一切准备工作可依然协议所述进行。若客人临时改变宴会要求，经餐饮部总负责人同意，并且经客人方有效签字确认后方可生效，再发一次更改宴会通知单给有关部门签字

9，跟踪落实了解准备工作情况，确保各项工作均己到位，

10，宴会结束后，负责该场宴会的代表亲自拜访或打电话给宾客表达感谢之意，并追踪宾客对该次宴会的满意度及酒店所需整改之处，记录自我总结存档，以便作为此客下次光临服务咨询，

11，营销团队定期做宴会宴会营销活动计划，根据酒店的定位进行适应市场化宣传 ，做到不喊口号 ，不说空话的切合实际的营销计划(跟据现场定位后附上)

三，出品部注意事项

1，跟据宴会通如单，做好物品中购质量，提前开会，了解肴做法，做好提前分工细节工作。

2，宴会当天，厨师长必须把控每一个菜品质量环节，了解上菜时间，上菜顺序，上菜特殊要求，

3，菜上齐后，厨师长收询相关负责人的意见，做好优劣分析，自我总结，传达给每一个下属，

四，安保部宴会前后注意事项，

1，跟据宴会通知单做提前准备工作(如，停车位预留，车辆引导等)。

2，宴会准前，必须有专人检查(如:消防器材是否正常使用，消防通道是否受阻整改工作等)

3，宴会开始时，有专人巡视，提醒客人保管随身物品，发现导常请示或能力解决，

4，宴会结束后做好，人员有序离场，车辆引导等工作及总估，

五:工程部工作配合要求

1、提前检查宴会场地水电根据宴会要求供应是否正常，有问题及时反应整改

2、积极配合宴会举办方进场离场用电要求，现场普及用电事宜，排除安全隐患

六:传菜部服务要求

1、根据运费通知单，提前做好餐前准备工作

如:相应菜肴调品准备，餐车，托盘等卫生工作准备

2、负责人提前与厅面沟通 、沟通上菜桌数，上菜时间 ，上菜顺序，上菜特殊要求 ，走菜路线及定点传菜数量 ，传达给区域每一个服务员了解。

4、配合协助厅面收拾市工作，严格要求收市工作流程

5、总结宴会接待工作，在班前例会当中，现场讲解，现场培训

七、 餐饮 宴会接待要求

宴会接侍负责人“四提前”

1,提前做好宴会接待计划表。

2,提前做好客人用餐当中一切沟通。

3,提前做好餐前餐中服务人员现场培训及分配工作。

4.提前做好餐后收餐分配指挥协调工作。

服务员“五提前”

1.提前做好自我内外心态礼节服务

2.提前接到分配的任务进行怎样落实。

3.提前了解客人加桌加位。

4.提前了解客人酒水及上菜要求。

5,提前配合宴会接侍负责人跟踪买单流程事宜要求。

接待细节要求

1.要求区域负责人提前一天根据预定宴会通知单酒席情况做好：①餐具清洗摆台达到接待要求；②了解经办人接待特殊要求；③菜单了解及桌数要求安排；④备好服务常用的物品；⑤根据接待情况人员安排上报；⑥与厨房沟通在接待当中需协调的事宜。

2.当天服务细节分配及要求：①规定时间内，各域协调人员必须提前5分钟到岗；未到者进行工作处罚；②服务到岗后进行例会分配要求：a.根据人数进行分桌、分落台，每一个落台须有一负责人；b.分配人员做好服务当中需要的物品准备，例：开水、红包、打火机、打包袋、酒开、牙签、纸巾、加位餐具等；c.分配人员做好收餐备用工具；d.分配人员做好酒水提前沟通保管工作；e.分配人员做好餐饮卫生整理工作；f.分配人员做好接待桌及指示牌沟通工作；g.分配人员收台分工事项；h分配各岗迎宾要求。

3.服务中要求员工做到：①何时做到调味品、落巾落套服务；②冷热菜上桌前检查要求；③客人入座后酒水服务要求；④上菜时对单上菜及注意事项；⑤服务中大盘撤回存放处，要求机动人员及时处理；⑥服务中对客用财产有异常及时上报；⑦服务中桌面及周围清理要求要整洁；⑧客人走后提醒客人私人物品带走；⑨收台时跟据餐前分配的要求，做好收台程序；⑩客人遗留物品不能私拿！

4.客人坐齐预订的桌数后：要及时向客人沟通是否加桌，如加桌、加桌单派到相关部门要做到位，做好冷盘跟踪上桌。

5.上菜时做好厨房提前沟通，与传菜负责人做好上菜桌数、上菜位置、上菜要求的交接。

6、要求宴会服务做到“两空、两干、两满”服务标准

7.客人走后：①区域负责人做好现场调配指挥；②进行酒水归类，向主人清点对单无误买单；③协调兄弟部门清理剩余大盘，做到分类轻拿轻放；④做地面，台面清理收尾工作；⑤等地面台面清理干净后，按酒席规定做好摆台工作；⑥分配人员做好用餐交接，等待下场酒席要求。

8.如有礼仪公司、要做好进场的签字交接工作。

接待后总结:

① 优点分析

② 缺点分析及整改计划

③ 建立前厅、后厨及营销宴会总结 会

　　服务细节决定宴会接侍的成败，为自己加油哦！