公文写作规范（二）

巩义公路

公文的特点 　　公文作为一种特定的文书材料，具有特定的功能，主要特点： （一）由法定作者制发； （二）法定的现实执行效用； （三）具有规范的体式； （四）履行法定的程序。 公文的格式 　　公文一般由份号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关、印发日期、页码等部分组成。 　　公文的格式是指组成公文的各部分文字符号在载体（纸张等）上排列的规定。 　　公文各要素划分为版头、主体、版记三部分。对于我们来说，一般只用版头、主体两部分。 　　（一）版头：公文首页红色分割线以上部分为版头。版头包括发文机关标志、发文字号、签发人等内容。 1.发文机关标志即指红头字。 2.发文字号即文件号，由发文机关代字、年份和发文顺序号组成。 年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。下行文发文字号在发文机关标志下空2行位置，用3号仿宋字居中排布；上行文发文字号居左空1字编排。红色分隔线与文号间隔4毫米。 3.签发人。上行文需签发人。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空1字，与发文字号同行。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。 　　（二）主体：公文首页红色分割线（不含）以下、公文末页首条分割线（不含）以上部分为主体（即正文到结束为主体部分，包含日期）。主体包括标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件等内容。 1.标题。包括发文机关名称、事由、文种。一般用2号小标宋体字（没有此字体时，一般用宋体字），编排于红色分隔线下空2行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当。标题排列应当使用梯形或菱形。 副标题位于标题之下，4号楷体，居中对齐，与正文间空一行。 2.主送机关。主送机关名称应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。标题下空1行，居左顶格用3号仿宋体字标注，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标冒号。 3.正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。文中结构层次序数可以用“一”、“（一）”、“1. ”、“（1）”标注，一般第一层用三号黑体字、第二层用三号楷体字、第三层和第四层用三号仿宋体字标注。 4.附件说明。公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. ××××”），附件顺序号后用小圆点；附件名称后不加标点符号；附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。 5.成文日期。一般右空四字编排，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位。 6.印章。 （1）加盖的公文。印章用红色，不得出现空白印章。单一机关行文时，不署发文机关署名，印章顶端上距正文（或附件说明）一行之内，端正、居中下压成文日期。 （2）不加盖印章的公文。单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空2字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移2字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空2字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。 （3）当所剩空白容不下印章位置时，应当调整行距、字距，务使印章与正文同处一面，不得采用标识“此页无正文”）。 　　7.附注。公文如有附注，用3号仿宋体字居左空2字加圆括号编排在成文日期下一行，如“（此件不公开报道）”等。 “请示”应当在附注处注明联系人姓名及电话。 8.附件。附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。在附件左上角第一行用3号黑体字顶格编排“附件”二字，两字之间空1字；有顺序号时标注顺序号，“附件”二字之间不空字。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订，应在附件左上角第一行定格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及顺序号。 　　（三）版记：包括抄送机关、印发机关和印发时间等内容。 （1）版记中的分割线及位置。版记中分割线与版心同宽，首条分割线与末条分割线用粗线（高度为0.35毫米）中间的分割线用细线（高度为0.25毫米）。版记应置于公文的最后一页（偶数页），首条分割线位于版记第一个要素之上，末条分割线与公文最后一页的版心下边缘重合。 （2）上行文时，需要编排印发机关和印发日期。一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空1字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位，后加“印发”二字。