营业网点巡视类信件收寄要点

湖南邮政

邮政信箱

专用

邮件

收寄

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巡视

寄件人

投递

停用

寄递

巡视类专用信箱是国家交给邮政的整治任务，保障中央巡视、督导等专用邮政信箱寄递渠道的畅通，是党和国家交给邮政企业的一项重要政治任务，你都清楚了吗？

【专用邮政信箱的设置和报备】

1.编码规则。专用邮政信箱号码由大写英文字母A+3位或5位数字组成。数字部分中，直辖市可使用3位投递机构编码+2位顺序号共计5位数字组成，省、自治区（含所辖市、县、区）使用3位顺序号。专用邮政信箱停用后，两年内不得重复使用。
信箱名称格式举例：xx省xx市（县）Axxx邮政信箱。
2. 开通流程。邮政企业收到开通专用邮政信箱的通知后，应当主动联系使用单位，与使用单位约定专用邮政信箱的使用单位名称、信箱用途、信箱号码、开通时间、截止时间、投递方式、投递地址、投递频次、邮件指定接收人员等事项，在《专用邮政信箱服务协议书》内签字（盖章）确认，并按照时限要求开通。
3. 新增的专用邮政信箱要通过OA系统进行申请和审批，申请标题采用《关于申请xx省xx市（县）Axxx号邮政信箱的请示》，批复标题采用《关于同意设置xx省xx市（县）Axxx号邮政信箱的批复》。同时将相关申请事项录入系统一并提交申请和审批，申请和审批要在24小时内完成。
4.信息报备。邮政企业在专用邮政信箱开通当日报使用单位所在地的同级邮政管理机构备案。专用邮政信箱基本情况包括：使用单位的名称、联系人、联系电话和专用邮政信箱的用途、号码、开通日期、停用日期、投递方式、投递频次等信息。专用邮政信箱备案信息发生变化的，在信息变化当日及时报所在地的同级邮政管理机构变更备案信息。
中央及有关部委、国家机关部门、中央企业因工作需要设置的巡视、督察、督导类等专用邮政信箱，同时向集团公司邮政业务部、寄递事业部报备。

【 邮件处理流程-收寄环节】

1.收寄人员熟练掌握并严格执行专用邮政信箱邮件收寄要求。对用户寄给专用邮政信箱的信件（含邮政特快专递信函），不要求寄件人提供有效身份证件，无需进行实名登记，不得附加回执、保价、收件人付费等服务。

2.对用户寄给专用邮政信箱的光盘、U盘等信息载体，一律比照信件要求处理。
3.对收件人地址只书写专用邮政信箱号码未写明详细地址和寄件人名址的信件，均应正常收寄。对收件人地址只书写“某某巡视组”等名称、未书写专用邮政信箱号码，但与开展中的巡视等工作能对应的，视同专用邮政信箱邮件处理。
4.从邮筒（箱）开出的寄给专用邮政信箱的欠资信件，一律发往前程。
5.对信件特别是可能夹寄物品的较厚、较大、较重信件，必要时可以要求用户开拆，检查其是否夹带禁寄物品，但不得检査信件内容。其他邮件严格执行实名交寄和收寄验视制度。
6.收寄专用邮政信箱邮件通过营业信息系统巡视邮件专用业务种类进行操作。

【信箱停用】

1.邮政企业应当与专用邮政信箱的使用单位提前对接停用事宜。专用邮政信箱停用后，用户当面交寄寄往该专用邮政信箱邮件的，邮政企业不予收寄，并告知用户该专用邮政信箱已停用；用户以其他方式交寄邮件的，适用无法投递邮件的处理规定；邮件无法投递又无法退回的，按照法定程序处理。
邮戳或者邮件查询结果显示的收寄日期在巡视等工作结束当日或者此前日期的，邮政企业应当继续寄递该邮件。专用邮政信箱原使用单位已撤离的，邮政企业应当将邮件转交当地相应工作联络机构，并做好交接记录。
2.使用单位对专用邮政信箱停用后的邮件处理另有要求的，邮政企业应当按照使用单位要求处理，并联系使用单位出具书面证明材料。
3.遇有信箱提前停用、原启用通知未进行明确结束日期等情况的，需专用邮政信箱的设置部门另行下发信箱停用通知，标题采用“关于停用xx省xx市（县）Axxx号邮政信箱的通知”，及时通知收寄、投递及分拣封发等部门。

【专用邮政信箱的监督检查】

1.各级邮政企业要加强督导和培训，确保基层业务操作人员包括委代办人员熟练掌握收寄要求和处理规定，层层签订保障专用邮政信箱寄递服务质量责任书。
2. 对设置的巡视、督察、督导等专用邮政信箱，作为邮政企业各环节服务、管理和检查重点，对所有专用邮政信箱凡设必查。各级邮政企业要将专用邮政信箱的寄递服务工作纳入日常管理和监督检查范围。
3. 检查主要内容包括有无专用邮政信箱管理制度，明确职责和分工；是否组织开展专用邮政信箱各环节处理规范的业务培训，签订保障专用邮政信箱寄递服务质量责任书；专用邮政信箱的设置和报备是否符合流程和要求；收寄环节是否熟练掌握、严格执行收寄要求；分拣处理环节是否规范操作；投递环节是否按要求及时准确妥投，专用邮政信箱邮件投递业务量情况。
4. 对发生专用邮政信箱寄递服务问题一查到底，严格问责，严肃处理。杜绝管理中的经验主义、惯性思维，强化措施，严防收寄、分拣、运输和投递各环节各类问题的发生，确保专用邮政信箱邮件寄递渠道的绝对安全、畅通。
5. 对因发生生产故障或其他损害客户权益问题的事件引发重大升级投诉以及影响客户满意度的重大事件，对因邮政企业过失造成邮件积压、损毁、丢失或用户信息泄露等重大违规事件，依据战略绩效考核办法予以扣分。
6.各级邮政企业要积极配合邮政管理部门的监督检查，对服务工作中出现的问题要主动向当地有关管理部门汇报沟通。

【营业系统巡视邮件操作简介】

1.举例

108巡视条码平信（允许不采集寄件人）

在系统登录主界面激活F1输入交易代码108进入巡视条码平信寄件人采集界面，根据需要采集寄件人基础信息（也可不采集），有大客户可选择大客户号，按F5进入收寄界面，3．录入收件人信息、邮件条码，根据需要选择备注，计费提交，操作方法及入账规则与106一致。

2.巡视类业务代码

108巡视条码平信（允许不采集寄件人）

118巡视平刷（允许不采集寄件人）

208巡视挂信（允许不采集寄件人）

218巡视挂刷（允许不采集寄件人）

408巡视EMS（允许不采集寄件人）

按照 关于转发集团公司《巡视类专用邮政信箱管理办法（试行）》的通知 (湘邮分〔2020〕198号)文件执行！