访客管理平台相关工作提示

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访客

员工

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答复

工作

一、"访客管理"平台相关规定

㈠"访客管理"平台使用要求

总行于4月27日起，要求全行员工正式使用手机工作平台访客管理应用。具体要求如下：

1、员工外出访客时（不包括行内会议、培训等工作活动），通过手机工作平台"访客管理"子模块"定位照片上传"，及时定位并拍照上传本人与单位门牌号或名称的合照。

2、各级管理人员应结合直接下属员工一周工作计划，通过子模块"外出记录查询"查看访客情况：

⑴工作饱和度，直接下属员工是否安排外出访客；每周访客量是否饱和；

⑵访客真实性，访客安排是否与工作计划相匹配；外出访客是否上传定位。

㈡质检要求

根据《宁波银行无锡分行2018年案件防控工作方案》要求，每周由分行监测岗对分支行各部门管理人员工作轨迹监测履职情况开展质检。

1、检查内容

包括但不限于是否及时查看下属员工外出访客记录、是否对下属员工工作量不饱和情况予以过问、是否掌握下属员工外出访客定位记录与工作计划不匹配情况等。

2、结果应用

将质检情况纳入监测周报，隔周整改；将质检情况与管理人员绩效考核挂钩，管理人员每月工作轨迹查看率不足80%的，每发现一次扣0.1分。

二、"访客管理"平台近期使用提示

在对访客平台的质检中发现，个别员工在上传访客照片仍存在一些问题，现将相关问题提醒 如下：

㈠访客照片必是在被访单位拍摄上传。目前的定位照片不再拘泥于过去的具体某个时间点上传，包干责任人随机抽测的照片也请仍旧在微信群中发布，后期的质检中不希望再出现如在汽车里拍照上传等情况；

㈡访客照片要求按照总行规定拍摄。目前仍有人员偶尔上传无人脸的照片，此类问题不仅是不符合总行的规定，更有可能给员工造假留有空间（云之家平台可以授权他人登陆拍照上传的）；

㈢工作计划要与访客照片匹配。当前质检中经常出现工作计划与访客照片不匹配的情况，个别领导同事的外出计划临时调整后，未能够及时调整系统中的工作计划，有的甚至一周外出的计划都与实际不匹配，希望在外出计划与工作计划冲突时，能够实时调整，方便后期质检；

㈣包干责任人一定要在T+1个工作日审批掉员工上传的访客照片，月底对包干责任人的审阅情况有考核（考核到领导本人）。

三、关于访客管理应用意见建议的答复

问题1：多名员工一同外出时，需要分别拍摄照片，各自上传系统，在企业现场出现我行随同人员一起轮流拍照情况。建议多名员工一同外出，由一人上传合照，合并审批。

答复：访客管理二期在手机端"定位照片上传" 新增陪同人员选项。多名员工共同前往同一外部机构时，只要拍摄一张合照，由一名员工上传照片，同时勾选陪同人员，陪同人员可按员工号及员工姓名检索，提交后形成数条访客记录，分别推送至上报轨迹员工及陪同员工对应的直接上级。计划6月上线。

问题2：分行部分后台部门，涉及员工日常外出频率较高，申请和审批人员需要每天频繁在工作平台中申请和审批，比较耗时费力。如风险部回访岗、风险经理，运营部核保抵押岗等。

答复：访客管理是规范员工外出行为，促使员工养成良好工作习惯的重要管理工具，是今年案防工作的一项重要举措。全行员工包括中后台部门员工都应该执行。访客管理应用开发阶段已充分考虑员工使用的便捷性，后续我部会跟风险部、运营部继续保持沟通，优化相关内容，提升员工使用的体验度。

问题3：分行部门总经理无法查看条线员工走访情况，不便于管理。建议开通相关管理人员查询账户。（如：分行个人银行部总经理，可查看分行条线所有员工走访记录。）

答复：访客管理系统暂不支持分行部门总经理查看条线所有员工的功能。访客管理二期会做优化，允许特定管理人员对条线员工访客记录进行查阅。

问题4：授信面签核保时，也需要通过水印相机拍摄照片，上传信贷系统。导致同一件外出核保面签的事项，需要重复拍摄多个照片。

答复：我部已于5月7日组织电子银行部、科技部、运营部、风险管理部共同论证抵押核保岗、回访岗等相关人员重复拍照的问题，因科技开发难度很大，水印照片暂时无法共享共用。后续我部会与相关部门进一步协商论证。

问题5：建议开发抽查功能，直接上级或隔级上级可发起面向全部门或全条线、支行、部门或指定员工的突击抽查，系统自动推送提示至被抽查人客户端，5分钟内未上传轨迹的由系统再次推送提示，并且上报的工作轨迹显示该条抽查轨迹超过时间。

答复：因科技开发难度较大，需要重新设计访客管理架构，此项需求暂不纳入开发计划，后续进一步论证可行性。

问题6：访客管理上传访客记录的同时，一并上传访客报告，便于管理人员查看。

答复：员工外出访客定位、上传合照，为事中行为，访客报告撰写一般为事后行为，且手机不支持WORD文件上传，难以一并上传至访客管理系统。

问题7：目前员工每日外出访客的轨迹越来越多，支行行长室、总经理室成员有时因事务繁忙，开会、外出营销等原因，容易忘记审阅员工外出轨迹。系统能否对审阅人员设置提醒功能。

答复：访客待阅提醒功能于5月24日晚上上线。上线后每天下午5点将近两天未读记录通过手机工作平台推送至上级管理人员。

问题8：管理人员通过手机工作平台查看T+1日之前的下属员工访客定位记录时，点开一条记录后返回，系统会自动跳回T+1日的时间选项，需手工再次调整时间才能查看到之前的定位记录，查看时间较长，体验度不佳。同时建议已阅记录自动隐藏，界面显示未查看记录。

答复：已纳入二期开发计划，"外出记录查询"界面新增"是否已阅"的筛选项，默认显示未阅的记录；调整页面刷新规则，查看Ｔ+1日之前的访客记录，返回后不再跳转至Ｔ+1日的时间选项。计划6月底前上线。

问题9：行长室选择查看员工访客时，可以按条线进行查询，如：条线分管行长可以查看条线全部员工访客信息。

答复：已纳入二期开发计划。在手机端实现机构"一把手"能够查看本机构所有员工的访客记录，条线分管行长能够查看本条线所有员工的访客记录。计划7月中旬上线。

问题10：因管理人员休假等原因，难以处理员工访客记录的审阅，建议提供短期内权限转移功能，如部门经理休假，可转授权其上级领导，预防可能出现的管理真空期。

答复：开发转授权功能，直接管理人员休假的情况下，短期内可转授权其上级领导。预计8月份上线。

问题11：建议管理人员在手机端查看员工外出访客记录时，实时链接周工作计划，方便查阅。　

答复：已纳入二期开发计划，预计7月下旬上线。

问题12：目前鉴于员工工作平台较多，如E销平台、访客平台、访客报告等，若仅通过访客记录反映员工整体工作饱和度存在一定片面性，建议整合相关平台，提高工作效率，综合反映员工工作情况。

答复：员工外出访客在访客管理应用发起定位，上传照片，访客记录与Ｅ销平台、访客报告进行关联，减少员工重复录入信息。本周我部将与总行办公室、总行公司银行部、电子银行部、科技部等部门对接，细化相关需求，尽快提上开发日程。

问题13：个别员工上传访客定位时，偶尔会存在定位偏离较大、上传照片时需多次上传才能成功、提交按钮无反应需2-3次反复退出访客管理界面才能成功等问题。

答复：科技部无法重现上述问题，可能是个别手机版本较低、内存占用不足等原因。请当事人第一时间与科技部孙卢纳老师联系，最好将问题拍成小视频，便于科技部查找原因。

问题14：建议按权限开通分行下辖支行行长室成员、支行监保专员访客管理内管平台查看访客记录的权限。

答复：访客管理内管平台是手机工作平台管理系统的子模块，受限于工作平台管理系统整体架构，无法根据用户需求设置不同的查看权限。下步考虑将访客管理内管平台从工作平台管理系统中迁移出来，单独搭建一套管理平台。